Veri işleme sözleşmesi.

Kim kimdir

• Siz, yani müşterimiz, örneğin bir klinik: KVKK'ya göre veri sorumlusu. Müşterilerinizin verilerinin neden ve nasıl kullanılacağına siz karar verirsiniz.
• WildZero: veri işleyen. Verileri yalnızca sizin için hizmeti yürütmek amacıyla ve talimatlarınıza göre kullanırız.

WildZero: şirket unvanı, adres, İstanbul, Türkiye, MERSİS ve vergi numarası.

Müşterimiz olarak sizinle ilgili tuttuğumuz veriler, örneğin adınız ve faturalarınız, gizlilik bildirimimiz kapsamındadır. Bu veriler için veri sorumlusu biziz.

Konu ve süre

Sözleşme, imzaladığınız teklif kapsamında sistemlerimizin işlediği verileri kapsar: mesajlar, randevular, hatırlatmalar, yorumlar ve raporlar. Teklifi imzaladığınızda başlar. Hizmet sürdüğü müddetçe ve buna ek olarak verileri iade etmemiz ya da silmemiz için gereken süre boyunca geçerlidir (bkz. Hizmet sona erdiğinde).

Verilerle ne yapıyoruz

• WhatsApp, Instagram ve Messenger hesaplarınıza gelen mesajları almak ve onayladığınız yanıtlarla cevaplamak.
• Asistanın yanıtlayamadığı soruları ekibinize iletmek ve ekibinizin bir sohbeti devralmasını sağlamak.
• Randevu oluşturmak, randevuları değiştirmek ve hatırlatma göndermek.
• Bu özellikleri açarsanız ziyaretten sonra yorum istemek ve takip mesajı göndermek.
• Sizin için rapor hazırlamak.

Verilerinizi asla satmayız ve asla kendi pazarlamamız için kullanmayız.

Yapay zekâ sağlayıcılarıyla, verilerinizle kendi modellerini eğitmelerine izin vermeyen koşullarla çalışırız.

Veri türleri ve ilgili kişiler

İlgili kişiler, size yazan müşterileriniz veya hastalarınız ve sistemi kullanan kendi ekip üyelerinizdir.

• Mesajlar: müşterilerin yazdıkları ve asistanın ya da ekibinizin verdiği yanıtlar; müşterilerin gönderdiği sesli mesajlar ve dosyalar dahil.
• İletişim bilgileri: ad, telefon veya WhatsApp numarası, Instagram veya Facebook adı, verildiyse e-posta, dil.
• Randevu bilgileri: randevu saatleri, sorulan hizmet veya tedavi, saat dilimi, hatırlatmalar ve bunlara verilen yanıtlar.
• Yalnızca kliniklerde, fotoğraflar ve sağlık verileri: hastaların gönderdiği fotoğraflar (örneğin dişlerinin veya saçlarının) ve paylaştıkları sağlık bilgileri. Bunlar özel nitelikli kişisel verilerdir (KVKK m.6, GDPR m.9) ve en sıkı özenle işlenir.
• Ekibiniz: uyarı alan kişilerin adları ve Telegram hesapları.

Lütfen bize ihtiyacımız olmayan verileri, örneğin kimlik numaralarını veya kart bilgilerini göndermeyin.

Yükümlülüklerimiz

• Verileri yalnızca belgelenmiş talimatlarınıza göre kullanmak: bu sözleşme, teklifiniz ve sistemde seçtiğiniz ayarlar. Bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürsek size bildiririz.
• Verileri güvende tutmak (bkz. Güvenlik).
• Yalnızca listemizdeki alt işleyenleri kullanmak (bkz. Alt işleyenler).
• Verilerini görmek, düzelttirmek veya sildirmek isteyen kişilere yanıt vermenize; risk değerlendirmelerine ve KVKK Kurulu'ndan ya da bir AB denetim makamından gelen sorulara yardımcı olmak.
• Sizin için yaptığımız veri işleme faaliyetlerinin kaydını tutmak.
• Bir mahkeme veya resmî makam verilerinizi isterse, kanun bunu söylememizi yasaklamadıkça size haber vermek.

Size düşenler

• Veriler için hukuki bir sebebe dayanmak ve müşterilerinize aydınlatma metninizi sunmak.
• Asistan, ilk yanıtında aydınlatma metninizin bağlantısını gönderebilir.
• Klinikler için: kanunun gerektirdiği durumlarda, fotoğraf veya sağlık bilgisi istemeden önce hastanın açık rızasını almak. Avukat kontrol edecek
• Yalnızca size önce yazan ya da sizden mesaj almayı kabul eden kişilere mesaj göndermek.
• Meta ve takviminiz gibi kendi hesaplarınızı güvende tutmak.

Gizlilik

Verilerinizi WildZero'da yalnızca sisteminizi çalıştırmak veya onarmak için bu verilere ihtiyaç duyan kişiler görebilir. Bu kişilerin her biri, ayrıldıktan sonra da geçerli olan bir gizlilik taahhüdü imzalamıştır.

Bilgi bankanıza kaydedilen yeni yanıtlar, isim ve kişisel bilgi içermeden saklanır.

Alt işleyenler

Hizmeti yürütmek için başka şirketlerden yararlanırız; örneğin mesajlaşma kanalları, veritabanı ve yapay zekâ modelleri. Bu şirketler, her birinin neleri gördüğü ve nerede olduğuyla birlikte alt işleyenler sayfamızda listelenir.

• Her biri, en az bu sözleşme kadar sıkı veri koruma koşullarıyla bağlıdır.
• Bir alt işleyen eklemeden veya değiştirmeden sayı gün önce size haber veririz. Veri korumayla ilgili haklı bir sebeple itiraz ederseniz başka bir yol ararız ya da ilgili hizmeti ücret ödemeden sonlandırabilirsiniz.
• Onların yaptığı işten size karşı biz sorumlu kalırız.

Yurt dışına aktarım

Alt işleyenlerimizin bazıları Türkiye dışında, örneğin AB'de veya ABD'dedir. Herhangi bir veri yurt dışına gitmeden önce:

• KVKK: sağlayıcıyla Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun standart sözleşmesini imzalarız (KVKK m.9, 2024 değişikliği) ve imzadan sonraki 5 iş günü içinde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'na bildiririz.
• GDPR: AB'deki müşterilerimiz için AB Standart Sözleşme Maddelerini kullanırız: sizinle aramızda veri sorumlusundan veri işleyene, sağlayıcılarımızla veri işleyenden veri işleyene. Bir ABD sağlayıcısı AB–ABD Veri Gizliliği Çerçevesi kapsamında sertifikalıysa, bunun yerine bu çerçeve kullanılabilir.
• Her sağlayıcının konumu alt işleyenler sayfasında yer alır.

Avukat kontrol edecek Her veri akışına Kurul'un hangi standart sözleşme türünün uyduğu, bildirimi kimin yapacağı ve sağlık verileri için ek adımlar gerekip gerekmediği.

Güvenlik

Verilerinizi, özellikle sağlık verilerinde, riske uygun teknik ve idari tedbirlerle koruruz. Tam liste güvenlik sayfamızda yer alır ve sözleşmeye eklenir. Kısaca:

• Veriler sistemler arasında aktarılırken şifrelenir ve depolanan verileri şifreleyen sağlayıcıları seçeriz.
• Her yönetici hesabında iki adımlı giriş ve yalnızca ihtiyacı olan kişilere erişim.
• Fotoğraflar ve dosyalar herkese kapalı bir alanda saklanır. Bunları yalnızca ekibiniz açabilir.
• Müşteriler DUR yazarak tüm mesajları durdurabilir ve sistemin her parçası kapatılabilir.
• Sistemde bir şey bozulduğunda bize uyarı gelir.

Bir sorun olursa

• Verilerinizi etkileyen bir veri ihlali olursa, bunu öğrendikten sonra gecikmeksizin ve en geç sayı saat içinde size bildiririz.
• Ne olduğunu, hangi verilerin ve kaç kişinin etkilendiğini, ne yaptığımızı ve kiminle iletişime geçeceğinizi bildiririz.
• KVKK Kurulu'na 72 saat içinde, kanunun gerektirdiği durumlarda da etkilenen kişilere bildirim yapmanıza yardımcı oluruz. GDPR'da da 72 saatlik süre, veri sorumlusu olarak size aittir. Avukat kontrol edecek

Hizmet sona erdiğinde

Hizmet sona erdiğinde seçim sizindir: verilerinizi yaygın bir formatta (örneğin bir tablo dosyası ve orijinal dosyalar) size geri göndeririz ya da sileriz. Bunu sayı gün içinde yapar ve yazılı olarak teyit ederiz. Yedeklerdeki kopyalar da sayı gün içinde silinir.

Yalnızca kanunen saklamak zorunda olduklarımızı, örneğin faturaları saklarız.

Denetim

Bu sözleşmeye uyduğumuzu kontrol etmek için ihtiyaç duyduğunuz bilgileri isteyebilirsiniz. Maliyeti düşük tutmak için önce belgelerle yanıt veririz. Bu yeterli olmazsa, siz veya gizlilik yükümlülüğü olan bir denetçi, yılda bir kez ya da bir ihlalden sonra, sayı gün önceden haber vererek ve masrafı size ait olmak üzere bizi denetleyebilir. Avukat kontrol edecek

Sorumluluk

Her taraf, veri koruma mevzuatına kendi aykırılıklarından sorumludur. Avukat yazacak Beklenen başlangıç noktası, kanunun sınırlamaya izin vermediği durumlar dışında hizmet koşullarımızdaki sınırın aynısıdır.

İmza

• Veri işleme sözleşmesi teklifinizle birlikte imzalanır. Veri koruma konusunda bu sözleşme ile başka bir belge çelişirse bu sözleşme geçerli olur.
• Ekler: A. veri işlemenin ayrıntıları (yukarıdaki bölümler), B. güvenlik tedbirleri, C. alt işleyenler listesi.
• Hizmet koşullarımızda olduğu gibi Türk hukuku ve İstanbul mahkemeleri. AB'deki müşteriler için Standart Sözleşme Maddeleri kendi kurallarına tabidir. Avukat yazacak